Buzones de denuncia: el continente


Una de las mayores novedades que nos tocará asumir por la aplicación de la Directiva 2019/1937 de protección de los alertadores de los intereses de la Unión, y quedan ya pocos meses, para no pagar sanciones por esto, es la obligatoriedad de los canales de denuncia, que alcanza a las administraciones públicas, todas,  a las empresas de más de cincuenta trabajadores, todas, y aquellas otras de menos que están en sectores determinados como pueden ser por ejemplo, las afectadas por la normativa de blanqueo de capitales.

Los buzones de denuncia internos y externos han llegado para quedarse, y más vale que vayamos poniendo las barbas en remojo.

Hoy solo trataremos de los buzones internos, dejando para otra ocasión los buzones o vías externas, y solo nos referiremos al continente y no al contenido.

El canal o vía de denuncia, debe ser de entrada multicanal o multivía, independiente, seguro y que permita la comunicación fiable y anónima con los denunciantes que prefieran continuar anónimos.

Y ya no nos sirven lo que eran común hasta ahora, eso de designar o establecer un correo electrónico corporativo de la propia empresa, entidad, organización, como es el caso de los actuales buzones internos.

El modelo de la directiva establece la obligación legal de que la información o denuncia se presente por los siguientes canales:

  1.  Escrito por carta o correo electrónico, será pues necesario disponer de un correo electrónico ad hoc y de un buzón físico o dirección postal independiente de la empresa. Independiente quiere decir que sea externa a la empresa y que nadie de la misma pueda acceder.
  2. Plataforma web, intranet o similar siendo posibles plataformas externas que realmente es lo más aconsejable, pero eso sí, con la condición de que nadie de la institución o empresa pueda acceder, salvo los instructores.
  3. Acceso por denuncia telefónica u otra como puede ser actualmente Zoom, eso significa tener un número de teléfono no vinculado a la empresa que permita la comunicación encriptada y
  4. la presencial, en un plazo razonable, poder contactar en un sitio neutro el denunciante y el instructor.

Las propiedades pues imprescindibles a garantizar serán la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto, a la par que el conocimiento y la experiencia.

La responsabilidad personal de esos instructores de las denuncias hace que sea también exigible una póliza de responsabilidad civil

Y todas las vías han de permitir la más absoluta protección de las comunicaciones del instructor con el denunciante. Esa independencia deber pedirse no solo de las personas responsables del canal, sino de sus técnicos, colaboradores, informáticos, los que realizan el mantenimiento, de todos.

No es creíble ya, que un departamento interno cuya persona directiva o responsable sea una persona sometida a la jerarquía de la empresa como el encargado de IT, gestione estos buzones.

Tampoco alguien del departamento de calidad interno y tampoco un despacho externo de legal o consultoría, y eso va por esos despachos de abogados que han creado una S.L. con otro nombre para cubrir el nuevo servicio al cliente, pues tampoco vale.

En el contexto de la denuncia interna de infracciones es obligatorio informar al denunciante de la manera más completa posible sobre el seguimiento de su denuncia, bajo la responsabilidad personal del instructor.

Esto es crucial para generar confianza en la eficacia del sistema de protección de los denunciantes, y también para reducir la probabilidad que se produzcan nuevas denuncias a través de terceros canales o revelaciones públicas innecesarias.

En todos los casos el denunciante debe ser informado de los avances y del resultado de la investigación.

Debe poder  también  un mecanismo habilitarse para poder pedir al denunciante que proporcione información adicional, aunque no exista ninguna obligación de hacerlo, y eso ha de hacerse de forma, repito, segura.

El procedimiento no solo es un sistema técnico complejo que debe garantizar las cuatro vías de comunicación ya vistas, sino que además debe desarrollarse de una forma impoluta con un procedimiento procesal previamente establecido, un marco jurídico previamente conocido por todos, con un seguimiento completo del proceso y auditable en todo momento, y es que en manos del instructor quedan responsabilidades muy importantes a tomar, que van desde al archivo a la remisión a la autoridad competente, eufemismo de juzgado de guardia o fiscalía, sea nacional o europea, porque sino, si no inspiramos la más absoluta confianza el denunciante se irá a otro canal y recordemos sin limitación de fronteras.

Y hablando de los canales, realmente solo tres proyectos cumplen con la norma europea, el primero es el que nace de la agencia anti fraude de Valencia, y el segundo el que encabeza Simona Levi, cerebro y corazón de Xnet, el tercero es el de viadenuncia cuya alma es Fruitós Richarte, exmagistrado, posiblemente, este sea, videnuncia el más moderno y el más estricto en temas de compatibilidades, procedimientos, garantías y auditabilidad.

Los demás que hemos podido ver, unos diez, muchos no pasan chiringuitos creados para dar un servicio complementario a un cliente preexistente o una trampa de elefantes para laminar a quien se atreva a denunciar a la propia institución o empresa, o lo que es peor agencias y autoridades públicas, incluso registradores  que quieren mangonear la información reservada que reciben, acumular poder o también así suplir la bajada de sus ingresos en estos tiempos de crisis.

Listillos siempre hay con la escusa de Europa.

Para más información sobre los canales de denuncia de la Directiva puede consultar la sección de Dictámenes de ASPERTIC.